E-Mail-Vorlagen
Mit E-Mail-Vorlagen lassen sich wiederverwendbare E-Mail-Nachrichten definieren, die das Team manuell oder über Automatisierungen an Antragssteller:innen senden kann.
Eine Vorlage erstellen
Zu Einstellungen → Email wechseln
Der Abschnitt Organisation E-Mail Vorlagen listet die bestehenden Vorlagen (nur für Owner).
Auf E-Mail-Vorlage erstellen klicken
Vorlagendetails ausfüllen
- Titel und Beschreibung: interne Bezeichnung der Vorlage
- Formular: Formularunabhängig oder ein bestimmtes Formular; nur dann stehen dessen interne Felder als Variablen zur Verfügung
- An / CC / BCC: die Empfänger, in der Regel
{applicant.email} - Betreff: die Betreffzeile (kann Variablen enthalten)
- Inhalt: der E-Mail-Inhalt in Formatiertext, pro Sprache
Variablen werden eingefügt, indem { getippt und der Eintrag aus der Liste gewählt wird.
Vorlage speichern
Eine Vorlage manuell verwenden
Einen Antrag öffnen und in der Seitenleiste auf E-Mail verschicken klicken. Eine E-Mail Vorlage wählen, mit Weiter zur Vorschau gehen, den Text bei Bedarf anpassen und auf Verschicken klicken. Die E-Mail wird im Verlauf des Antrags gespeichert. Dasselbe geht für mehrere Anträge auf einmal über die Batch Funktionen.
Eine Vorlage in einer Automatisierung verwenden
Beim Erstellen einer Automatisierung mit einer Aktion E-Mail senden die zu verwendende Vorlage auswählen. Die Vorlagenvariablen werden zum Zeitpunkt des E-Mail-Versands automatisch ausgefüllt.
E-Mails, die von Fundament gesendet werden, verwenden die konfigurierten SMTP-Einstellungen der Organisation. Wenn keine konfiguriert sind, wird der E-Mail-Server von Fundament verwendet.