E-Mails
Fundament sendet E-Mails an wichtigen Punkten des Antragsprozesses: bei der Anmeldung, wenn ein Antrag eingereicht oder überarbeitet wird, bei Einladungen und bei lange unbearbeiteten Entwürfen. Diese E-Mails lassen sich anpassen oder durch eigene ergänzen. Alle E-Mails verwenden ein einheitliches, neu gestaltetes Layout mit Betreff, Text und einer Schaltfläche für den jeweiligen Link.
E-Mail-Typen
System-E-Mails
System-E-Mails werden automatisch von Fundament für feste Ereignisse gesendet. In der App heissen sie so:
| System-E-Mail | Wann | Empfänger |
|---|---|---|
| Registrierung | Erste Anmeldung einer neuen Person | Die Person, die sich registriert |
| Anmeldung | Jede weitere Anmeldung (Link und Code) | Die Person, die sich anmeldet |
| Einladung zur Registrierung | Ein Owner fügt eine Person zum Team hinzu | Das eingeladene Teammitglied |
| Antrag eingereicht | Ein Antrag wurde eingereicht (auf Wunsch mit Zusammenfassungs-PDF) | Antragssteller:in |
| Antrag angepasst | Eine Überarbeitung wurde eingereicht | Antragssteller:in |
| Neuer Antrag (an die Organisation) | Ein Antrag wurde eingereicht | E-Mail-Adresse der Organisation |
| Einladung zur Mitarbeit | Einladung als Mitautor:in (Modul Mitautor:innen) | Die eingeladene Person |
| Entwurf: Erinnerung | Ein Entwurf wurde 30 Tage nicht bearbeitet | Antragssteller:in |
| Entwurf: letzte Erinnerung | 7 Tage bevor ein unbearbeiteter Entwurf gelöscht wird | Antragssteller:in |
| Änderung der E-Mail-Adresse | Bestätigungslink an eine neue E-Mail-Adresse | Die Person, die ihre Adresse ändert |
Der Inhalt dieser System-E-Mails (ausser der Änderung der E-Mail-Adresse) lässt sich für die Organisation unter Einstellungen → Email im Abschnitt System E-Mail Vorlagen anpassen, siehe System-E-Mail-Vorlagen. Die E-Mail-Adresse der Organisation und die Antwortadresse für Antragssteller:innen werden unter Organisation → Details gepflegt.
Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen
Benutzerdefinierte Vorlagen sind E-Mails, die das Team selbst erstellt und die dann:
- Manuell aus einem Antrag heraus oder als Batch Funktion gesendet werden können
- Als Aktionen in Automatisierungen verwendet werden können
Gesendete E-Mails erscheinen im Verlauf des jeweiligen Antrags und im E-Mail-Verlauf der Person im Adressbuch Antragsstellende.