KI im Portal Modul

Das Modul KI im Portal bringt zwei Hilfen direkt in die Formulare des Portals:

• Mit KI ausfüllen: Antragssteller:innen laden ihre vorhandenen Unterlagen hoch (Konzept, Budget, Statuten, Jahresbericht), und die KI überträgt die passenden Angaben in die Felder des Formulars.
• KI-Check: Vor dem Einreichen prüft die KI die Angaben anhand von Regeln, die für das Formular festgelegt wurden, und weist auf Lücken, Unklarheiten und Widersprüche hin.

Für Antragssteller:innen bedeutet das weniger Abtippen und weniger Rückfragen; für das Team vollständigere Anträge und weniger Nachforderungen. Die Verarbeitung erfolgt in der Schweiz.

Auf einen Blick

Mit KI ausfüllen

Ablauf für Antragssteller:innen

1. In der Leiste über dem Formular auf Mit KI ausfüllen klicken.
2. Mit Dokumente hinzufügen oder per Drag-and-drop Unterlagen auswählen.
3. KI-Befüllung starten. Zuerst werden die Dokumente gelesen, danach füllt die KI die Felder aus. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Felder schon ausgefüllt sind; bereits ausgefüllte Felder lassen sich währenddessen prüfen und bearbeiten. Mit Abbrechen lässt sich der Lauf jederzeit stoppen.
4. Am Ende fasst Fundament zusammen, wie viele Felder ausgefüllt, leer gelassen oder von Hand ausgefüllt sind. Felder, die noch leer sind, werden als Links aufgelistet.

Die KI arbeitet jeweils im gerade geöffneten Formularteil.

Unterstützte Dokumente

PDF (auch eingescannte: Texterkennung in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch), Word, Excel, PowerPoint, OpenDocument, Bilder (PNG, JPG, GIF, WEBP, SVG), Text- und Tabellenformate wie TXT, CSV oder RTF, HTML sowie E-Mails (EML, MSG). Doppelt hinzugefügte Dateien werden ignoriert.

Was mit den ausgefüllten Werten passiert

• Ein von der KI ausgefüllter Wert steht direkt im Feld. Es gibt keinen separaten Übernahme-Schritt: Was im Feld steht, gilt, und jede Änderung von Hand hat Vorrang.
• Ausgefüllte Felder sind blau hervorgehoben und mit der Markierung KI versehen, Felder ohne passende Angabe in den Unterlagen mit Leer gelassen. Ein Klick auf die Markierung zeigt, woher die Antwort stammt: Begründung und Quelle mit Dateiname und Seitenzahl.
• Über Antwort mit KI anpassen lässt sich ein einzelner Wert mit einer kurzen Anweisung überarbeiten (zum Beispiel «kürzer» oder «nur das Jahr»).
• Bereits selbst ausgefüllte Felder überschreibt die KI beim ersten Durchlauf nicht.
• Beim erneuten Ausfüllen ist wählbar, welche Felder die KI bearbeiten darf: Nur leere Felder, Leere und von der KI ausgefüllte Felder oder Alle Felder (mit Rückfrage, da dabei auch selbst eingegebene Angaben ersetzt werden).
• Zurücksetzen leert alle Felder, die die KI ausgefüllt hat, und entfernt die Dokumente. Selbst eingegebene Angaben bleiben.

Die KI ist angewiesen, nur Angaben zu übernehmen, die ausdrücklich in den Unterlagen stehen, und ein Feld im Zweifel leer zu lassen statt zu raten.

Welche Felder ausgefüllt werden

Textfelder, Zahlen, Datumsangaben, Auswahlfelder, Optionsfelder, Ja/Nein-Felder und Wiederholungsblöcke (eine Zeile pro gefundenem Eintrag). Nicht ausgefüllt werden Datei-Uploads, Titel und Infotexte, die E-Mail-Adresse der Antragssteller:in sowie Felder, die bei der Einrichtung bewusst von der KI ausgenommen wurden. Zu lange Antworten werden auf die erlaubte Länge gekürzt, Zahlen ausserhalb des erlaubten Bereichs bleiben leer.

Hochgeladene Dokumente in Dateifeldern verwenden

Verlangt das Formular selbst Dateien (etwa das Budget als PDF), lässt sich ein bereits für die KI ausgewähltes Dokument mit Datei aus KI-Auswahl übernehmen direkt anhängen, sofern Dateityp und Grösse zum Feld passen. Erst dann wird die Datei mit dem Antrag gespeichert. Nach einem Neuladen der Seite müssen die Dokumente neu ausgewählt werden.

KI-Check

Der KI-Check prüft die Angaben im Formular anhand von Prüfregeln, die pro Feld festgelegt sind. Jede Regel gehört zu einer von drei Arten:

Darüber hinaus prüft der KI-Check nichts. Leere Felder lösen keinen Hinweis aus (dafür gibt es Pflichtfelder).

Ablauf

• Der KI-Check wird mit KI-Check starten in der Leiste oder in der Karte KI-Check (optional) über der Schaltfläche zum Einreichen ausgelöst, sobald etwas im Formular steht. Auch beim Ausfüllen mit KI werden die Regeln bereits geprüft.
• Hinweise erscheinen als gelbe Zahl an der Markierung des betroffenen Felds; ein Klick öffnet sie, mit optionalen Weiteren Informationen. Einzelne Hinweise lassen sich ausblenden. Eine Liste der betroffenen Felder steht zusätzlich im Panel und in der Karte über der Schaltfläche zum Einreichen.
• Erneut prüfen prüft nur, was sich seit dem letzten Durchlauf geändert hat, sowie Felder mit offenen Hinweisen.
• Den KI-Check können auch Mitautor:innen nutzen.

Einrichtung pro Formular

Damit die KI ein Formular gut ausfüllt und sinnvoll prüft, richtet Fundament es gemeinsam mit der Organisation ein:

• Kontext pro Formularteil: was die Organisation fördert und worauf es ankommt.
• Anweisung pro Feld: was in das Feld gehört und in welcher Form, zum Beispiel «nur der Nachname», «Betrag ohne CHF» oder «Datum des Projektstarts, nicht der Eingabe».
• Prüfregeln pro Feld für den KI-Check, jeweils mit dem Text, den Antragssteller:innen als Hinweis sehen.
• Ausnahmen: Felder, die die KI nie ausfüllen soll.

Ein Editor dafür ist in der App nicht vorhanden; Änderungen an Anweisungen oder Regeln nimmt das Fundament-Team auf Anfrage vor. Ein KI-Check erscheint im Portal nur bei Formularen, für die Prüfregeln hinterlegt sind.

Ein- und ausschalten

Sobald das Modul freigeschaltet ist, erscheint in den Portaleinstellungen der Tab KI mit dem Schalter KI-Vorausfüllung aktivieren. Owner schalten die Funktion dort selbst ein und aus, zum Beispiel um sie während einer laufenden Ausschreibung zu pausieren. Standardmässig ist sie ausgeschaltet.

Antragssteller:innen können die KI-Funktionen über KI-Einstellungen in der Leiste für sich ausschalten; die Einstellung gilt für ihren Browser. Bereits ausgefüllte Werte bleiben dabei erhalten, nur die KI-Elemente werden ausgeblendet. Dieselbe Einstellung enthält den Datenschutzhinweis und die Hilfe mit einer kurzen Erklärung zu Vorausfüllung, Markierungen, KI-Check, Datenschutz und zur Kontaktadresse der Organisation für Fragen.

Limits

• Tageslimit pro Organisation: standardmässig 100 Durchläufe und CHF 5.00 Kosten pro Tag. Jedes Ausfüllen, erneute Ausfüllen, Anpassen eines einzelnen Werts und jeder KI-Check zählt als Durchlauf. Das Limit wird täglich um Mitternacht (UTC) zurückgesetzt. Ist es erreicht, sehen Antragssteller:innen den Hinweis, dass die KI-Befüllung für heute ausgeschöpft ist. Fundament kann die Limits pro Organisation anpassen.
• Ein Durchlauf pro Antrag gleichzeitig: Läuft bereits eine KI-Verarbeitung für den Antrag, meldet das Portal, dass die KI gerade ausgelastet ist.
• Wer was nutzen kann: Mit KI ausfüllen kann die Antragssteller:in bei einem neuen Antrag oder Entwurf, den KI-Check zusätzlich ihre Mitautor:innen. Bei eingereichten Anträgen und Überarbeitungen werden die KI-Funktionen nicht angeboten.

Datenschutz

• Verarbeitung in der Schweiz: Die Dokumente werden auf der Infrastruktur von Fundament in der Schweiz gelesen. Der Text (bei Bildern das Bild selbst) geht an die KI-Schnittstelle von Infomaniak, einem Schweizer Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz. Verwendet werden offen verfügbare Sprachmodelle (derzeit Kimi, mit Gemma als Ausweichmodell), die Infomaniak in der Schweiz betreibt.
• Keine Speicherung der Dokumente: Hochgeladene Dokumente werden auf dem Server nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht abgelegt. Gespeichert wird eine Datei nur, wenn die Antragssteller:in sie selbst einem Dateifeld anhängt.
• Im Browser: Der aus den Dokumenten gelesene Text bleibt bis zum Einreichen oder Zurücksetzen im Browser der Antragssteller:in, damit erneutes Ausfüllen ohne neues Hochladen möglich ist.
• Nutzungsdaten: Für Limits und Abrechnung wird pro Durchlauf festgehalten, wann er stattfand, mit welchem Modell, wie lange er dauerte, wie viele Tokens er verbrauchte und was er kostete.
• Aufzeichnung der KI-Läufe: Fundament zeichnet KI-Läufe (KI-Befüllung und KI-Check) zur Qualitätssicherung und Fehlersuche mit Langfuse auf. Langfuse läuft auf Fundaments eigenem Server bei Infomaniak in der Schweiz. Die Aufzeichnungen enthalten Auszüge der Prompts, also auch Text aus den hochgeladenen Dokumenten. Die Daten verlassen die Schweiz nicht.
• Feedback: Nach dem Einreichen werden Antragssteller:innen, die eine KI-Funktion genutzt haben, einmalig gefragt, wie hilfreich die KI-Befüllung war (Hilfreich / Nicht hilfreich, optional mit Kommentar); auch über Feedback geben in den KI-Panels lässt sich jederzeit eine Rückmeldung senden. Dieses Feedback wertet das Fundament-Team aus, um die Funktion zu verbessern.

Modul buchen

Das Modul wird von Fundament für die Organisation freigeschaltet. Anfragen gehen an contact@fundament-app.ch. Danach richtet Fundament gemeinsam mit der Organisation die KI-Anweisungen und Prüfregeln für die gewünschten Formulare ein. Unter Einstellungen → Module in der App sehen Owner, welche Module für die Organisation aktiv sind. Mehr dazu in der Übersicht der Module.

Weitere KI-Funktionen von Fundament, die nicht zu diesem Modul gehören, sind unter KI-Funktionen beschrieben.