Mitautor:innen Modul

Viele Anträge entstehen nicht allein: Ein Verein teilt das Ausfüllen auf, die Projektleitung schreibt das Konzept, die Kassierin liefert das Budget, eine externe Beratung liest gegen. Mit dem Modul Mitautor:innen (in der App auch «Mitautor:innen im Portal») lädt die Antragssteller:in diese Personen direkt im Portal ein. Alle arbeiten am selben Entwurf, Änderungen erscheinen live, und ein Feld, das gerade jemand bearbeitet, ist für die anderen gesperrt. Eingereicht wird der Antrag weiterhin von genau einer Person.

Auf einen Blick


Für wen	Antragssteller:innen im Portal, dazu das Team der Organisation in der Antragsansicht
Wo	Schaltfläche Mitautor:innen in der Werkzeugleiste des Formulars im Portal; Block Mitautor:innen in der Antragssteller:innen-Karte im Backoffice
Mitautor:innen pro Antrag	Bis zu 5 (offene Einladungen eingerechnet)
Gültigkeit einer Einladung	7 Tage, erneut sendbar
Einreichen	Nur die Antragssteller:in
Konfiguration	Keine: Nach der Freischaltung steht die Funktion in allen Formularen des Portals zur Verfügung
Aktivierung	Durch Fundament, siehe Modul buchen

Ablauf im Portal

Die Antragssteller:in öffnet ein Formular und klickt in der Werkzeugleiste auf Mitautor:innen. Das geht auch bei einem noch leeren Formular: Der Entwurf wird dabei angelegt.
Im Dialog Mitautor:innen verwalten gibt sie eine E-Mail-Adresse ein und klickt auf Einladen.
Die eingeladene Person erhält die E-Mail Einladung zur Mitarbeit mit dem Link Einladung annehmen. Ein bestehendes Konto ist nicht nötig: Fundament legt bei Bedarf eines an, die Anmeldung erfolgt wie gewohnt per Code.
Nach dem Annehmen erscheint der Antrag in der Antragsliste der eingeladenen Person. Offene Einladungen sind zusätzlich auf der Startseite des Portals unter Einladungen zur Mitarbeit sichtbar.

Im Dialog sind alle Beteiligten mit Rolle (Antragsteller:in oder Mitautor:in) und Status (Eingeladen oder Aktiv) aufgeführt. Offene Einladungen lassen sich erneut senden (mit neuem Link und neuer Frist von 7 Tagen) oder zurückziehen, aktive Mitautor:innen lassen sich entfernen; der Zugriff endet damit sofort.

Wer eingeladen werden kann

Jede E-Mail-Adresse, auch Personen aus dem eigenen Team der Organisation.
Nicht möglich: die eigene Adresse der Antragssteller:in und Personen, die bereits eingeladen oder aktiv sind.
Wer den Antrag verlassen hat oder entfernt wurde, kann erneut eingeladen werden.

Live zusammenarbeiten

Live-Aktualisierung: Änderungen der anderen erscheinen nach wenigen Sekunden im eigenen Formular, ohne Neuladen.
Feldsperre: Ein Feld, in dem gerade jemand schreibt, ist für die anderen gesperrt, in der Farbe dieser Person umrandet und mit dem Hinweis «Name bearbeitet dieses Feld» versehen. Die Sperre löst sich, sobald die Person das Feld verlässt, nach 30 Sekunden ohne Eingabe oder wenn ihr Browserfenster geschlossen wird. Ein Wiederholungsblock gilt dabei als ein Feld.
Anwesenheit: Neben der Schaltfläche Mitautor:innen stehen die Avatare aller Beteiligten, jede Person in einer festen Farbe. Ein grüner Punkt zeigt, wer gerade online ist; Eingeladene, die noch nicht angenommen haben, erscheinen als Umriss.
Zuletzt gespeichert: Der Hinweis zum Entwurf zeigt, wann und von wem zuletzt gespeichert wurde, zum Beispiel «Zuletzt gespeichert: 14:32 von Anna Muster».

Was wer darf

Aktion	Antragssteller:in	Mitautor:in
Alle Felder des Entwurfs bearbeiten, Dateien hochladen und ansehen	ja	ja
KI-Check nutzen (mit dem Modul KI im Portal)	ja	ja
Formular mit KI vorbefüllen	ja	nein
Mitautor:innen einladen, Einladungen erneut senden oder zurückziehen, Personen entfernen	ja	nein
Antrag verlassen	nein	ja
Entwurf leeren oder löschen	ja	nein
Antrag einreichen	ja	nein
Bei einer Überarbeitung die angefragten Felder bearbeiten	ja	ja
Überarbeitung einreichen	ja	nein

Für Mitautor:innen ist die Schaltfläche zum Einreichen deaktiviert, mit dem Hinweis «Nur die Antragsteller:in kann den Antrag einreichen.» Nach dem Einreichen behalten Mitautor:innen Lesezugriff auf den Antrag in ihrer Antragsliste.

Was das Team der Organisation sieht

Vor dem Einreichen nichts: Entwürfe erscheinen nicht in der Antragsliste, also auch nicht deren Mitautor:innen.
Nach dem Einreichen den Antrag wie gewohnt, mit der Antragssteller:in als Urheberin. In der Antragssteller:innen-Karte des Antrags steht zusätzlich der Block Mitautor:innen mit allen Beteiligten und ihrem Status (Aktiv, Eingeladen oder Einladung abgelaufen).
Owner und Member können dort Personen per E-Mail einladen, Einladungen erneut senden oder zurückziehen und Mitautor:innen entfernen. Das hilft etwa, wenn bei einer Überarbeitung eine weitere Person mithelfen soll. Die Einladungs-E-Mail trägt dann den Namen der einladenden Person aus dem Team.
Stimmberechtigte (Rolle User) sehen den Block nicht.

E-Mail-Vorlage

Die Einladung wird als Systemmail Einladung zur Mitarbeit in der Sprache des Antrags verschickt. Sie nennt die einladende Person, den Antrag und die Organisation, enthält den Link zum Annehmen und weist darauf hin, dass die Einladung 7 Tage gültig ist und nur die Antragssteller:in einreichen kann. Der Text lässt sich wie die anderen Systemmails anpassen, siehe Systemvorlagen.

Datenschutz

Der Entwurf liegt im Konto der Antragssteller:in auf der Infrastruktur von Fundament in der Schweiz. Die Antragssteller:in entscheidet, wen sie einlädt, und kann den Zugriff jederzeit entziehen. Eingeladene melden sich mit einem eigenen Konto an.
Die Live-Anzeige der Anwesenheit überträgt nur Namen, keine Inhalte des Antrags.
Wird der Entwurf gelöscht, ist er für alle Beteiligten weg, inklusive Dateien, Einladungen und Mitautor:innen.
Entwürfe ohne Aktivität werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Erinnerungen gehen nach 30 Tagen und 7 Tage vor der Löschung an die Antragssteller:in. Öffnet oder bearbeitet eine Mitautor:in den Entwurf, zählt das ebenfalls als Aktivität. Siehe Daten & Datenschutz.

Wenn das Modul nicht aktiv ist

Ohne das Modul gibt es im Portal keine Schaltfläche Mitautor:innen und im Backoffice keinen entsprechenden Block. Wird das Modul nach einer Nutzung deaktiviert, behalten bestehende Mitautor:innen ihren Zugriff; neue Einladungen, erneutes Senden und das Annehmen offener Einladungen sind aber nicht mehr möglich. Wer eine solche Einladung öffnet, sieht den Hinweis «Zusammenarbeit nicht verfügbar».

Modul buchen

Das Modul wird von Fundament für die Organisation freigeschaltet. Anfragen gehen an contact@fundament-app.ch. Unter Einstellungen → Module in der App sehen Owner, welche Module für die Organisation aktiv sind. Mehr dazu in der Übersicht der Module.

Die Sicht der Antragssteller:innen ist zusätzlich unter Gemeinsam an einem Antrag arbeiten beschrieben.