System-E-Mail-Vorlagen

Neben den frei nutzbaren E-Mail-Vorlagen für Antragskommunikation gibt es System-E-Mail-Vorlagen für E-Mails, die Fundament automatisch versendet, etwa Anmeldelinks, Bestätigungen an Antragssteller:innen oder Erinnerungen an unbearbeitete Entwürfe. Die vollständige Liste steht unter E-Mails.

Was angepasst werden kann

Pro System-E-Mail lässt sich Folgendes anpassen:

• Betreff
• Inhalt des E-Mail-Texts
• Übersetzungen in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch

Variablen, die eine System-E-Mail zwingend braucht (zum Beispiel {link} und {otp} in den Anmelde-E-Mails oder {application.title} in den Bestätigungen), müssen im angepassten Text enthalten bleiben; Fundament weist beim Speichern darauf hin.

Vorlagen bearbeiten

Owner finden die System-Vorlagen unter Einstellungen → Email im Abschnitt System E-Mail Vorlagen. Die Liste zeigt pro E-Mail den Status Standard oder Angepasst. Mit Bearbeiten Betreff und Inhalt anpassen und speichern.

Wird eine Vorlage nicht angepasst, verwendet Fundament den eingebauten Standardtext. Zurücksetzen löscht den eigenen Text wieder; danach wird erneut der Standardtext verschickt. Die E-Mail zur Änderung der E-Mail-Adresse lässt sich nicht anpassen.

Zusammenfassungs-PDF an die Bestätigungs-E-Mail anhängen

Pro Formular lässt sich der Bestätigungs-E-Mail, welche die Antragssteller:in beim Absenden erhält, optional eine PDF-Zusammenfassung des eingereichten Antrags anhängen. Das PDF enthält die eingereichten Angaben (Datei-Uploads werden weggelassen) in der Sprache der Antragssteller:in.

Die Aktivierung erfolgt pro Formular: Das Formular öffnen, zu dessen Einstellungen wechseln und im Bereich Zusammenfassungs-PDF die Option Zusammenfassungs-PDF mit der Bestätigungs-E-Mail senden einschalten. Sie ist standardmässig deaktiviert: Für Formulare, bei denen sie nicht eingeschaltet wird, ändert sich also nichts.