Beispiele
Die Bestätigung an die Antragssteller:in nach dem Einreichen, die Bestätigung nach einer Überarbeitung und der Hinweis an die Organisation bei einem neuen Antrag sind bereits als System-E-Mails eingebaut und brauchen keine Automatisierung. Automatisierungen eignen sich für alles, was darüber hinausgeht.
Zusätzliche Information nach dem Einreichen
Auslöser: Einreichungsstatus Wechsel zu «Eingereicht»
Aktion: E-Mail senden → Vorlage «Nächste Schritte» (zum Beispiel mit Angaben zum Ablauf und zu den Fristen der Prüfung)
Neue Anträge automatisch kennzeichnen
Auslöser: Einreichungsstatus Wechsel zu «Eingereicht»
Aktionen:
- Antragsstatus ändern → «In Prüfung»
- Tags setzen → «Runde 2026»
Anträge auf der Shortlist in Formularteil 2 verschieben
Auslöser: Antragsstatus Wechsel zu «Auf der Shortlist»
Aktionen:
- Formularteil aktivieren → Formularteil 2
- E-Mail senden → Vorlage mit
{application.link}
Beide Aktionen gehören in dieselbe Automatisierung. Ohne die E-Mail erfährt die Antragssteller:in nicht, dass Formularteil 2 offen ist.
Nachreichung nach Bewilligung anfordern
Auslöser: Antragsstatus Wechsel zu «Bewilligt»
Aktionen:
- Formularteil aktivieren → der Formularteil mit den nachzureichenden Unterlagen
- E-Mail senden → Vorlage mit
{application.link}
Typisch für Schlussabrechnungen und Belege, die erst nach Projektabschluss vorliegen.
Über eine angeforderte Überarbeitung informieren
Auslöser: Einreichungsstatus Wechsel zu «Überarbeitung angefragt»
Aktion: E-Mail senden → Vorlage mit {application.link}
Ohne diese Automatisierung bleibt eine Überarbeitungsanfrage für die Antragssteller:in unsichtbar. Siehe Änderungen anfordern.
Vor einer Frist erinnern
Auslöser: Datum erreicht → Datumsfeld «Projektende», −14 Tage
Voraussetzung: Antragsstatus Gleich «Bewilligt»
Aktion: E-Mail senden → Vorlage «Erinnerung Schlussbericht» mit {application.link}
Das Datumsfeld kann ein Feld des Formulars oder ein internes Feld sein, zum Beispiel ein vom Team eingetragenes Entscheidungsdatum.
Team über eine eingereichte Überarbeitung informieren
Auslöser: Einreichungsstatus Wechsel zu «Überarbeitet»
Aktion: E-Mail senden → Vorlage «Überarbeitung eingegangen» an das Team-Postfach (Feld An der Vorlage)
Mehrere Automatisierungen lassen sich in Sequenz kombinieren: Eine Automatisierung ändert den Antragsstatus, was dann eine andere Automatisierung auslöst, um eine E-Mail zu senden.