Änderungen anfordern

Eingereichte Anträge sind gesperrt

Sobald eine Antragssteller:in ihren Antrag eingereicht hat, sind im Portal sämtliche Felder gesperrt. Sie kann von sich aus nichts mehr ändern, ergänzen oder nachreichen.

Das hat eine wichtige Folge: Solange Sie den Antrag nicht wieder öffnen, bleibt der Antragssteller:in als einzige Handlungsmöglichkeit, einen neuen Antrag zu erfassen. Genau so entstehen doppelte Anträge.

Damit eine Antragssteller:in etwas nachliefern kann, müssen Sie den Antrag also aktiv wieder für sie öffnen. Dafür gibt es zwei Wege.

Welchen Weg wählen?

Situation	Mechanismus
Einzelne Felder sollen korrigiert oder ergänzt werden, etwa ein fehlendes Budget oder eine Rückfrage aus der Prüfung	Überarbeitung anfordern
Eine ganze weitere Stufe soll geöffnet werden, etwa ein Vollantrag oder eine Schlussabrechnung nach Projektabschluss	Formularphase aktivieren

Der Unterschied: Eine Überarbeitung öffnet gezielt einzelne, bereits vorhandene Felder. Eine Formularphase öffnet einen komplett neuen Satz Felder, den Sie beim Erstellen des Formulars definiert haben.

Überarbeitung anfordern

Öffnen Sie den Antrag. Einen separaten Schritt zum Erstellen einer Revision gibt es nicht, das Formular ist direkt bearbeitbar.
Fahren Sie mit der Maus über das Feld, das die Antragssteller:in anpassen soll. Rechts oben im Feld erscheint ein Schloss-Symbol.
Klicken Sie auf das Schloss-Symbol. Es öffnet sich der Dialog Kommentar hinzufügen. Beschreiben Sie hier, was Sie benötigen. Dieser Kommentar wird der Antragssteller:in im Portal direkt beim Feld angezeigt.
Wiederholen Sie das für alle betroffenen Felder und klicken Sie anschliessend in der Seitenleiste auf Antrag speichern. Erst damit wird die neue Revision erstellt und die Anfrage für die Antragssteller:in sichtbar.

Das Schloss-Symbol erscheint nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind. Fehlt es, liegt es fast immer an einem dieser Punkte:

Sie sind als Owner angemeldet. Member und User können keine Überarbeitungen anfordern.
Sie fahren mit der Maus über das Feld. Das Symbol ist sonst unsichtbar.
Sie befinden sich auf der neuesten Revision. Ältere Revisionen sind schreibgeschützt.
Sie befinden sich im zuletzt aktivierten Antragsteil. In früheren Teilen lassen sich keine Felder markieren.
Das Feld ist ein Textfeld, Textbereich, Datum, E-Mail, Zahl, Ja/Nein, Auswahl, Mehrfachauswahl, Radiogruppe oder Datei-Feld. Andere Feldtypen und das Feld mit der E-Mail-Adresse der Antragssteller:in lassen sich nicht zur Überarbeitung freigeben.

Der Einreichungsstatus wechselt damit auf Überarbeitung angefragt. Im Portal sieht die Antragssteller:in zuoberst die Liste Felder zur Überarbeitung, und die betroffenen Felder sind gelb markiert und mit Ihrem Kommentar versehen. Sobald sie ein Feld bearbeitet hat, wird die Markierung grün. Alle übrigen Felder bleiben gesperrt.

Reicht sie die Überarbeitung ein, wechselt der Einreichungsstatus auf Überarbeitet.

Formularphase aktivieren

Hat Ihr Formular mehrere Formularphasen, ist zunächst nur die erste sichtbar. Jede weitere Phase müssen Sie pro Antrag freischalten.

Von Hand:

Öffnen Sie den Antrag.
Wechseln Sie oben auf das Register der noch nicht aktiven Phase. Aktive Phasen sind mit einem grünen Punkt markiert, noch nicht aktivierte mit einem grauen.
Legen Sie den Schalter Diesen Antragsteil aktivieren zuoberst im Register um.
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Antrag speichern. Der Schalter allein genügt nicht, die Phase wird erst mit dem Speichern freigeschaltet. Pro Revision lässt sich nur eine neue Phase aktivieren.

Automatisch: Richten Sie eine Automatisierung mit der Aktion Formularphase aktivieren ein. Ein fertiges Beispiel finden Sie unter Beispiele.

Es wird nicht automatisch benachrichtigt

Weder eine Überarbeitungsanfrage noch die Aktivierung einer Formularphase verschickt von sich aus eine E-Mail. Die Antragssteller:in erfährt nichts davon, solange Sie ihr nicht selbst schreiben oder eine Automatisierung eingerichtet haben.

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Von Hand: Öffnen Sie den Antrag und klicken Sie in der Seitenleiste auf E-Mail verschicken.
Automatisch: Richten Sie eine Automatisierung mit der Aktion E-Mail senden ein. Passende Auslöser sind “Einreichungsstatus wechselt auf Überarbeitung angefragt” für Rückfragen und “Antragsstatus wechselt auf …” für die Aktivierung einer Formularphase.

Verwenden Sie in der E-Mail-Vorlage unbedingt die Variable {application.link}. Sie erzeugt einen Link direkt auf den bestehenden Antrag im Portal. Ohne diesen Link landet die Antragssteller:in auf der Portal-Startseite, und erfahrungsgemäss erfasst sie dann einen neuen Antrag. Siehe Vorlagen-Variablen.

Textbausteine für Ihre Antragssteller:innen

Diese Texte können Sie in Ihre E-Mail-Vorlagen übernehmen und anpassen.

Nach einer Überarbeitungsanfrage:


Guten Tag {applicant.fullname}

Für die Prüfung Ihres Antrags "{application.title}" benötigen wir noch einige Angaben.

Bitte ergänzen Sie diese direkt in Ihrem bestehenden Antrag. Erfassen Sie dafür
bitte keinen neuen Antrag, sonst liegt Ihr Anliegen bei uns doppelt vor.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Ihren Antrag über diesen Link: {application.link}
2. Die Felder, die wir benötigen, sind gelb markiert und mit einem Kommentar
   von uns versehen. Alle übrigen Felder bleiben gesperrt.
3. Ergänzen Sie die markierten Felder und reichen Sie den Antrag erneut ein.

Freundliche Grüsse
{organization.name}

Nach der Aktivierung einer weiteren Formularphase:


Guten Tag {applicant.fullname}

Für Ihren Antrag "{application.title}" haben wir den nächsten Schritt freigeschaltet.

Bitte reichen Sie die verlangten Angaben direkt in Ihrem bestehenden Antrag ein.
Erfassen Sie dafür bitte keinen neuen Antrag.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Ihren Antrag über diesen Link: {application.link}
2. Wechseln Sie oben auf das neu freigeschaltete Register.
3. Füllen Sie die Felder aus und reichen Sie diesen Teil ein.

Freundliche Grüsse
{organization.name}

Wenn trotzdem ein doppelter Antrag entstanden ist

Zwei Anträge lassen sich nicht automatisch zusammenführen. Übertragen Sie die Angaben von Hand in den bestehenden Antrag und speichern Sie ihn, wodurch eine neue Revision entsteht. Anschliessend archivieren Sie anschliessend den doppelten Antrag. Er verschwindet damit aus der Antragsliste, bleibt aber erhalten.

Löschen ist bewusst nicht vorgesehen. Die Antragsnummer wird einmalig bei der Erfassung vergeben und danach nie neu berechnet. Ein gelöschter Antrag würde deshalb eine dauerhafte Lücke in der Nummerierung hinterlassen.