Änderungen anfordern
Eingereichte Anträge sind gesperrt
Sobald eine Antragssteller:in ihren Antrag eingereicht hat, sind im Portal sämtliche Felder gesperrt. Sie kann von sich aus nichts mehr ändern, ergänzen oder nachreichen.
Das hat eine wichtige Folge: Solange das Team den Antrag nicht wieder öffnet, bleibt der Antragssteller:in als einzige Handlungsmöglichkeit, einen neuen Antrag zu erfassen. Genau so entstehen doppelte Anträge.
Damit eine Antragssteller:in etwas nachliefern kann, muss der Antrag also aktiv wieder für sie geöffnet werden. Dafür gibt es zwei Wege.
Welchen Weg wählen?
| Situation | Mechanismus |
|---|---|
| Einzelne Felder sollen korrigiert oder ergänzt werden, etwa ein fehlendes Budget oder eine Rückfrage aus der Prüfung | Überarbeitung anfordern |
| Eine ganze weitere Stufe soll geöffnet werden, etwa ein Vollantrag oder eine Schlussabrechnung nach Projektabschluss | Formularteil aktivieren |
Der Unterschied: Eine Überarbeitung öffnet gezielt einzelne, bereits vorhandene Felder. Ein Formularteil öffnet einen komplett neuen Satz Felder, der beim Einrichten des Formulars definiert wurde.
Überarbeitung anfordern
- Den Antrag öffnen. Einen separaten Schritt zum Erstellen einer Revision gibt es nicht, das Formular ist direkt bearbeitbar.
- Mit der Maus über das Feld fahren, das die Antragssteller:in anpassen soll. Rechts oben im Feld erscheint ein Schloss-Symbol.
- Auf das Schloss-Symbol klicken. Es öffnet sich der Dialog Kommentar hinzufügen. Hier beschreiben, was benötigt wird. Dieser Kommentar wird der Antragssteller:in im Portal direkt beim Feld angezeigt.
- Das für alle betroffenen Felder wiederholen und anschliessend in der Seitenleiste auf Antrag speichern klicken. Erst damit wird die neue Revision erstellt und die Anfrage für die Antragssteller:in sichtbar.
Das Schloss-Symbol erscheint nur, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind. Fehlt es, liegt es fast immer an einem dieser Punkte:
- Die Anmeldung erfolgte als Owner. Member und User können keine Überarbeitungen anfordern.
- Die Maus befindet sich über dem Feld. Das Symbol ist sonst unsichtbar.
- Geöffnet ist die neueste Revision. Ältere Revisionen sind schreibgeschützt.
- Geöffnet ist der zuletzt aktivierte Antragsteil. In früheren Teilen lassen sich keine Felder markieren.
- Das Feld ist ein Textfeld, Textbereich, Datum, E-Mail, Zahl, Ja/Nein, Auswahl, Mehrfachauswahl, Radiogruppe oder Datei-Feld. Andere Feldtypen (etwa Wiederholungsgruppen) und das Feld mit der E-Mail-Adresse der Antragssteller:in lassen sich nicht zur Überarbeitung freigeben.
Der Einreichungsstatus wechselt damit auf Überarbeitung angefragt. Im Portal sieht die Antragssteller:in zuoberst die Liste Felder zur Überarbeitung, und die betroffenen Felder sind gelb markiert und mit dem Kommentar des Teams versehen. Sobald sie ein Feld bearbeitet hat, wird die Markierung grün. Alle übrigen Felder bleiben gesperrt. Mitautor:innen können bei der Überarbeitung mithelfen; eingereicht wird sie mit Aktualisierten Antrag einreichen nur von der Antragssteller:in.
Reicht sie die Überarbeitung ein, wechselt der Einreichungsstatus auf Überarbeitet, und sie erhält die System-E-Mail Antrag angepasst. Im Backoffice weist der Hinweis Überarbeitung freigegeben darauf hin, dass der Antrag bis zum Eingang der Überarbeitung besser nicht bearbeitet wird; eine noch offene Überarbeitung lässt sich mit Überarbeitung ablehnen zurückziehen.
Formularteil aktivieren
Hat das Formular mehrere Formularteile, ist zunächst nur der erste sichtbar. Jeder weitere Formularteil muss pro Antrag freigeschaltet werden.
Von Hand:
- Den Antrag öffnen.
- Oben auf das Register des noch nicht aktiven Formularteils wechseln. Aktive Formularteile sind mit einem grünen Punkt markiert, noch nicht aktivierte mit einem grauen.
- Den Schalter Diesen Antragsteil aktivieren zuoberst im Register umlegen.
- In der Seitenleiste auf Antrag speichern klicken. Der Schalter allein genügt nicht, der Formularteil wird erst mit dem Speichern freigeschaltet. Pro Revision lässt sich nur ein neuer Formularteil aktivieren.
Automatisch: Eine Automatisierung mit der Aktion Formularteil aktivieren einrichten. Ein fertiges Beispiel steht unter Beispiele.
Es wird nicht automatisch benachrichtigt
Weder eine Überarbeitungsanfrage noch die Aktivierung eines Formularteils verschickt von sich aus eine E-Mail. Die Antragssteller:in erfährt nichts davon, solange ihr das Team nicht selbst schreibt oder eine Automatisierung eingerichtet hat.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
- Von Hand: Den Antrag öffnen und in der Seitenleiste auf E-Mail verschicken klicken.
- Automatisch: Eine Automatisierung mit der Aktion E-Mail senden einrichten. Passende Auslöser sind Einreichungsstatus Wechsel zu «Überarbeitung angefragt» für Rückfragen und Antragsstatus Wechsel zu «…» für die Aktivierung eines Formularteils.
In der E-Mail-Vorlage unbedingt die Variable {application.link} verwenden. Sie erzeugt einen Link direkt auf den bestehenden Antrag im Portal. Ohne diesen Link landet die Antragssteller:in auf der Portal-Startseite, und erfahrungsgemäss erfasst sie dann einen neuen Antrag. Siehe Vorlagen-Variablen.
Textbausteine für die Antragssteller:innen
Diese Texte lassen sich in die eigenen E-Mail-Vorlagen übernehmen und anpassen.
Nach einer Überarbeitungsanfrage:
Guten Tag {applicant.fullname}
Für die Prüfung des Antrags "{application.title}" braucht es noch einige Angaben.
Die Angaben bitte direkt im bestehenden Antrag ergänzen. Dafür bitte keinen
neuen Antrag erfassen, sonst liegt das Anliegen bei {organization.name} doppelt vor.
Vorgehen:
1. Den Antrag über diesen Link öffnen: {application.link}
2. Die benötigten Felder sind gelb markiert und mit einem Kommentar
versehen. Alle übrigen Felder bleiben gesperrt.
3. Die markierten Felder ergänzen und den Antrag erneut einreichen.
Freundliche Grüsse
{organization.name}Nach der Aktivierung eines weiteren Formularteils:
Guten Tag {applicant.fullname}
Für den Antrag "{application.title}" ist der nächste Schritt freigeschaltet.
Die verlangten Angaben bitte direkt im bestehenden Antrag einreichen.
Dafür bitte keinen neuen Antrag erfassen.
Vorgehen:
1. Den Antrag über diesen Link öffnen: {application.link}
2. Oben auf das neu freigeschaltete Register wechseln.
3. Die Felder ausfüllen und diesen Teil einreichen.
Freundliche Grüsse
{organization.name}Wenn trotzdem ein doppelter Antrag entstanden ist
Zwei Anträge lassen sich nicht automatisch zusammenführen. Die Angaben von Hand in den bestehenden Antrag übertragen und ihn speichern, wodurch eine neue Revision entsteht. Anschliessend den doppelten Antrag archivieren. Er verschwindet damit aus der Antragsliste, bleibt aber erhalten.
Löschen ist bewusst nicht vorgesehen. Die Antragsnummer wird einmalig bei der Erfassung vergeben und danach nie neu berechnet. Ein gelöschter Antrag würde deshalb eine dauerhafte Lücke in der Nummerierung hinterlassen.