Gemeinsam an einem Antrag arbeiten

Mit dem Modul Mitautor:innen im Portal können Antragssteller:innen weitere Personen einladen, die den Entwurf eines Antrags gemeinsam mit ihnen ausfüllen, etwa Kolleg:innen aus dem Verein oder eine externe Beratung. Das Modul ist standardmässig ausgeschaltet und wird von Fundament pro Organisation freigeschaltet.

So funktioniert es

1. Die antragstellende Person öffnet ein Formular und klickt oben rechts auf Mitautor:innen.
2. Sie gibt eine E-Mail-Adresse ein. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist.
3. Nach dem Annehmen sieht und bearbeitet die eingeladene Person denselben Entwurf, inklusive angehängter Dateien. Änderungen erscheinen bei allen laufend; ein Feld, das gerade jemand bearbeitet, ist für die anderen kurz gesperrt.
4. Einreichen kann nur die antragstellende Person. Sie kann Mitautor:innen jederzeit entfernen; Mitautor:innen können den Antrag jederzeit verlassen.

Pro Antrag sind bis zu fünf Mitautor:innen möglich, offene Einladungen eingerechnet. Eingeladen werden kann jede E-Mail-Adresse, auch eine aus dem eigenen Team.

Was die Organisation sieht

• Vor dem Einreichen nichts: Entwürfe erscheinen nicht in der Antragsliste, und damit auch nicht deren Mitautor:innen.
• Nach dem Einreichen den Antrag wie gewohnt, mit der antragstellenden Person als Urheberin. Die Antragssteller:innen-Karte zeigt zusätzlich den Block Mitautor:innen; Owner und Member können dort Personen einladen, Einladungen erneut senden oder zurückziehen und Mitautor:innen entfernen.
• Wird eine Überarbeitung angefordert, können Mitautor:innen mithelfen; eingereicht wird sie wieder nur von der antragstellenden Person.

Datenschutz

• Der Entwurf liegt im Konto der antragstellenden Person auf der Infrastruktur von Fundament in der Schweiz.
• Die antragstellende Person entscheidet selbst, wen sie einlädt, und kann den Zugriff jederzeit wieder entziehen. Die eingeladene Person meldet sich mit einem eigenen Konto an.
• Löscht die antragstellende Person den Entwurf, ist er für alle Beteiligten weg, inklusive Dateien.
• Entwürfe, die 60 Tage lang weder geöffnet noch bearbeitet wurden, werden automatisch gelöscht; siehe Daten & Datenschutz.

Modul freischalten

Wie das Modul gebucht wird und was beim Ausschalten mit bestehenden Mitautor:innen passiert, steht unter Mitautor:innen.