Interne Felder
Interne Felder (auch als organisationsinterne Felder bezeichnet) sind Felder, die nur Ihr Team sehen und bearbeiten kann. Antragssteller:innen sehen sie nie – sie erscheinen nicht im Portalformular.
Wofür sie verwendet werden
Interne Felder eignen sich für die Verfolgung von Informationen, die Ihr Team intern verwaltet:
- Eine interne Referenznummer
- Notizen oder Bewertungen einer Prüferin
- Eine interne Kategorie oder ein Tag
- Ein Entscheidungsdatum
- Ein bewilligter Betrag
Wie sie funktionieren
Interne Felder erscheinen in der Antragsdetailansicht in der Seitenleiste neben den Antworten der Antragssteller:in. Ihr Team kann sie jederzeit bearbeiten – Änderungen werden direkt am Antrag gespeichert.
Werte interner Felder können in E-Mail-Vorlagen und Automatisierungsregeln verwendet werden – zum Beispiel mit der Variable {internalField.feldId}.
Verfügbare Feldtypen
Interne Felder unterstützen fast alle Feldtypen wie reguläre Formularfelder:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Kurztext | Einzeiliges Textfeld |
| Langtext | Mehrzeiliges Textfeld |
| Zahl | Ganzzahlen oder Dezimalzahlen, optional mit Währungsprefix (z. B. CHF) |
| Datum | Kalender-Datumsauswahl |
| Auswahl | Dropdown – eine Option |
| Mehrfachauswahl | Dropdown – mehrere Optionen |
| Kontrollkästchen | Mehrere Optionen ankreuzen |
| Radio | Optionsfelder – nur eine Auswahl, optional mit „Andere”-Freitext |
| Ja/Nein | Schalter für eine Ja/Nein-Antwort |
| Überschrift | Fetter Abschnittstitel innerhalb der Seitenleiste |
| Infotext | Erklärender Text zwischen Feldern |
Datei-Uploads und Wiederholungsgruppen sind für interne Felder nicht verfügbar.
Sichtbarkeit innerhalb Ihres Teams
Standardmässig sind interne Felder nur für Owner sichtbar. Wenn Sie ein Feld auch für Member und User sichtbar machen möchten, aktivieren Sie die Option Öffentlich (innerhalb Ihres Teams).
| Rolle | Standard | Mit „Öffentlich” |
|---|---|---|
| Owner | ✅ | ✅ |
| Member | ❌ | ✅ |
| User | ❌ | ✅ |
Berechnete Felder
Ein internes Feld kann seinen Wert automatisch aus anderen Feldern ableiten – mit einer Vorlage, die Platzhalter wie {feldId} enthält.
Beispiel: Eine Zusammenfassungsvorlage Antrag von {applicant-fullname} – CHF {budget-amount} füllt das Feld automatisch und aktualisiert es live, wenn andere Felder geändert werden.
Berechnete Felder sind schreibgeschützt – sie können nicht manuell bearbeitet werden.
Bedingte Sichtbarkeit
Bedingte Sichtbarkeit für interne Felder befindet sich aktiv in der Entwicklung. Die Konfiguration erfolgt derzeit über das Support-Team — eine Einstellungsoberfläche dafür folgt in einer der nächsten Versionen.
Ein internes Feld kann basierend auf dem Wert eines anderen Feldes ein- oder ausgeblendet werden. Beispiel: Das Feld „Begründung Ablehnung” erscheint nur, wenn der Antragsstatus auf „Abgelehnt” gesetzt ist.
Die Bedingung kann sich auf jedes andere Feld beziehen – sowohl auf reguläre Formularfelder als auch auf andere interne Felder.
Mehrsprachigkeit
Beschriftungen, Beschreibungen und Auswahloptionen können pro Sprache (Deutsch, Französisch, Englisch) übersetzt werden. Team-Mitglieder sehen die Felder dann in ihrer bevorzugten Sprache.
In der Antragsliste anzeigen
Interne Felder können als optionale Spalten in der Antragsliste angezeigt werden. Zahlenfelder mit Währungsprefix werden formatiert dargestellt (z. B. CHF 12'500).
Interne Felder hinzufügen
Interne Felder werden unter Formulare → [Ihr Formular] → Interne Felder hinzugefügt.