Interne Felder
Interne Felder (auch als organisationsinterne Felder bezeichnet) sind Felder, die nur das Team sehen und bearbeiten kann. Antragssteller:innen sehen sie nie, sie erscheinen nicht im Portalformular.
Wofür sie verwendet werden
Interne Felder eignen sich für die Verfolgung von Informationen, die das Team intern verwaltet:
- Eine interne Referenznummer
- Notizen oder Bewertungen einer Prüferin
- Eine interne Kategorie oder ein Tag
- Ein Entscheidungsdatum
- Ein bewilligter Betrag
Wie sie funktionieren
Interne Felder erscheinen in der Antragsdetailansicht im Abschnitt Interne Felder der Seitenleiste neben den Antworten der Antragssteller:in. Das Team kann sie jederzeit bearbeiten; die Änderungen werden mit Antrag speichern als neue Revision gespeichert.
Werte interner Felder können in E-Mail-Vorlagen verwendet werden, zum Beispiel mit der Variable {internalField.feldId}. Datumsfelder eignen sich zudem als Grundlage für den Auslöser Datum erreicht in Automatisierungen.
Verfügbare Feldtypen
Interne Felder unterstützen fast alle Feldtypen wie reguläre Formularfelder:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Kurztext | Einzeiliges Textfeld |
| Langtext | Mehrzeiliges Textfeld |
| Zahl | Ganzzahlen oder Dezimalzahlen, optional mit Währungsprefix (z. B. CHF) |
| Datum | Kalender-Datumsauswahl |
| Auswahl | Dropdown: eine Option |
| Mehrfachauswahl | Dropdown: mehrere Optionen |
| Kontrollkästchen | Mehrere Optionen ankreuzen |
| Radio | Optionsfelder: nur eine Auswahl, optional mit Freitext «Andere» |
| Ja/Nein | Schalter für eine Ja/Nein-Antwort |
| Überschrift | Fetter Abschnittstitel innerhalb der Seitenleiste |
| Infotext | Erklärender Text zwischen Feldern |
Datei-Uploads und Wiederholungsgruppen sind für interne Felder nicht verfügbar.
Sichtbarkeit innerhalb des Teams
Standardmässig sind interne Felder nur für Owner sichtbar. Soll ein Feld auch für Member und User sichtbar sein, wird es bei der Einrichtung als innerhalb des Teams öffentlich markiert.
| Rolle | Standard | Als öffentlich markiert |
|---|---|---|
| Owner | ✅ | ✅ |
| Member | ❌ | ✅ |
| User | ❌ | ✅ |
Berechnete Felder
Ein internes Feld kann seinen Wert automatisch aus anderen Feldern ableiten, mit einer Vorlage, die Platzhalter wie {feldId} enthält.
Beispiel: Eine Zusammenfassungsvorlage Antrag von {applicant-fullname}, CHF {budget-amount} füllt das Feld automatisch und aktualisiert es live, wenn andere Felder geändert werden.
Berechnete Felder sind schreibgeschützt, sie können nicht manuell bearbeitet werden.
Bedingte Sichtbarkeit
Ein internes Feld kann basierend auf dem Wert eines anderen Feldes ein- oder ausgeblendet werden. Beispiel: Das Feld «Begründung Ablehnung» erscheint nur, wenn ein Auswahlfeld auf «Abgelehnt» gesetzt ist.
Die Bedingung kann sich auf jedes andere Feld beziehen, sowohl auf reguläre Formularfelder als auch auf andere interne Felder. Wie die übrige Konfiguration interner Felder richtet das Fundament-Team sie auf Anfrage ein.
Mehrsprachigkeit
Beschriftungen, Beschreibungen und Auswahloptionen können pro Sprache (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch) übersetzt werden. Team-Mitglieder sehen die Felder dann in ihrer bevorzugten Sprache.
In der Antragsliste anzeigen
Interne Felder können als optionale Spalten in der Antragsliste angezeigt werden. Zahlenfelder mit Währungsprefix werden formatiert dargestellt (z. B. CHF 12'500).
Interne Felder hinzufügen
Eine Oberfläche zum Anlegen interner Felder gibt es in der App noch nicht. Interne Felder werden wie die übrige Formularstruktur vom Fundament-Team eingerichtet, siehe Formulare erstellen. Dafür die gewünschten Felder mit Typ, Bezeichnung, Optionen, Sichtbarkeit (nur Owner oder ganzes Team) und allfälligen Bedingungen beschreiben.