Daten & Datenschutz

Wo werden Fundament-Daten gespeichert?

Alle Daten (Datenbank, Dateispeicher, Hosting und Monitoring) werden auf Infrastruktur in der Schweiz gespeichert und von Fundament betrieben.

Verlassen Daten die Schweiz?

Nein. Antragsdaten verlassen die Schweiz nicht. Auch die KI-Verarbeitung erfolgt über Infomaniak, einen Schweizer Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz.

Fundament zeichnet KI-Läufe (KI-Befüllung und KI-Check) zur Qualitätssicherung und Fehlersuche mit Langfuse auf. Langfuse läuft auf Fundaments eigenem Server bei Infomaniak in der Schweiz. Die Aufzeichnungen enthalten Auszüge der Prompts, also auch Text aus den hochgeladenen Dokumenten. Die Daten verlassen die Schweiz nicht.

Wer kann die Daten einer antragstellenden Person einsehen?

Nur die Organisation, bei der die antragstellende Person einen Antrag eingereicht hat. Innerhalb dieser Organisation haben nur Teammitglieder mit der entsprechenden Rolle (User, Member oder Owner) Zugriff auf Antragsdaten.

Kann eine antragstellende Person die Löschung ihrer Daten beantragen?

Ja. Antragssteller:innen wenden sich dafür an die Organisation, bei der sie den Antrag eingereicht haben. Das Team kann Anträge selbst nur archivieren, nicht löschen; die Organisation leitet die Löschanfrage an das Fundament-Team weiter. Für weitergehende Datenschutzanfragen ist ebenfalls das Fundament-Team die richtige Anlaufstelle.

Wie ist die Anmeldung gesichert?

Fundament verwendet ein Einmalcode-Verfahren: Bei jeder Anmeldung wird ein 6-stelliger Code per E-Mail zugesendet. Es werden keine Passwörter gespeichert. Der Code läuft nach kurzer Zeit ab und kann nur einmal verwendet werden.

Ab wann werden Angaben aus einem Formular gespeichert?

Ab dem ersten bearbeiteten Feld. Das Portal speichert den Entwurf laufend im Konto der antragstellenden Person, damit sie später und auf anderen Geräten weiterarbeiten kann. Bis zum Einreichen sieht nur die antragstellende Person den Entwurf, plus allfällige Mitautor:innen, die sie selbst eingeladen hat. Die Organisation erhält erst mit dem Einreichen Zugriff.

Wie lange bleiben Entwürfe gespeichert?

Bis die antragstellende Person den Entwurf einreicht oder löscht. Entwürfe, die 60 Tage lang weder geöffnet noch bearbeitet wurden, werden samt hochgeladenen Dateien automatisch gelöscht. Die antragstellende Person wird nach 30 Tagen und nochmals 7 Tage vor der Löschung per E-Mail erinnert.

Was sehen eingeladene Mitautor:innen?

Mit dem Modul Mitautor:innen kann eine antragstellende Person weitere Personen per E-Mail einladen. Eingeladene sehen und bearbeiten den gesamten Entwurf inklusive Dateien; einreichen kann nur die antragstellende Person. Der eingereichte Antrag nennt die antragstellende Person als Urheberin; die Mitautor:innen erscheinen nach dem Einreichen im Block Mitautor:innen der Antragssteller:innen-Karte, wo Owner und Member sie verwalten können. Siehe Gemeinsam an einem Antrag arbeiten.