Anträge
Ein Antrag wird erstellt, wenn eine Antragssteller:in ein Formular über das Portal einreicht. Die Verwaltung von Anträgen ist die wichtigste Alltagsaufgabe für die meisten Teammitglieder.
Die Antragsliste
Die Hauptansicht Anträge ist eine Tabelle mit allen Anträgen der Organisation. Sie lässt sich:
- Filtern nach Antragsstatus, Einreichungsstatus, Eingangsdatum, Tags, Ordner, Abstimmung, Budget und mehr
- Sortieren nach beliebigen Spalten
- Durchsuchen nach Antragssteller:innen oder Stichwörtern
- Exportieren als Tabelle (Excel oder CSV) oder als PDF
Über Aktionen stehen die Batch Funktionen für ausgewählte Anträge bereit; Filter Presets und eigene Spalten sind unter Listenansichten anpassen beschrieben.
Alle Formulare vs. ein bestimmtes Formular
Hat die Organisation mehr als ein Formular, startet die Antragsliste im Modus Alle Formulare: alle Anträge aller Formulare werden auf einmal angezeigt, inklusive einer Formular-Spalte, die zeigt, aus welchem Formular jeder Antrag stammt. In diesem Modus sind formularspezifische Spalten, Filter, Aktionen und der Export nicht verfügbar, zum Beispiel:
- Filter nach Antragsstatus
- Interne Felder als Spalten
- Benutzerdefinierte Spalten
- Neuen Antrag erstellen
Über die Formularauswahl oben rechts ein bestimmtes Formular auswählen, um alle Funktionen zu aktivieren. Organisationen mit nur einem Formular sind immer in der vollständigen Ansicht.
Die Antragsdetailansicht
Ein Klick auf einen Antrag öffnet seine Detailansicht. Links stehen die Antworten der Antragssteller:in auf alle Felder des Formulars, pro Formularteil ein Register, dazu die Allgemeine Dateienablage für Dateien ohne Bezug zu einem bestimmten Feld. Oben die Karte zur Antragssteller:in mit Kontaktangaben, Kontakt öffnen (für Owner) und, mit dem Modul Mitautor:innen, dem Block Mitautor:innen. Die Seitenleiste enthält:
- Antragsstatus: der aktuelle benutzerdefinierte Antragsstatus (Änderungen mit Antrag speichern übernehmen)
- Checkliste: die Punkte der Antragsstatus-Checkliste des aktuellen Antragsstatus
- Tags: die Schlagwörter des Antrags
- Interne Felder: Felder, die nur das Team sieht
- Finanzen: bewilligte Beträge und Zahlungen (Modul Finanzen)
- Verlauf: jede Revision, Antragsstatusänderung, Kommentare und gesendete E-Mails
- Abstimmung: die eigene Stimme und, je nach Rolle, die Ergebnisse der Abstimmungen
Stimmberechtigte (Rolle User) sehen davon nur die Abstimmung, die für sie freigegebenen internen Felder und die Finanzen (nur lesend).