Finanzen Modul
Mit dem Modul Finanzen wird Fundament zum Ort, an dem auch das Geld nachvollziehbar bleibt: Budgets pro Formular planen, bei jedem Antrag festhalten, welcher Betrag bewilligt wurde, Zahlungen erfassen und in einer Finanzübersicht jederzeit sehen, wie viel bewilligt, ausbezahlt und noch verfügbar ist. Tabellen ausserhalb von Fundament, die mit der Antragsliste abgeglichen werden müssen, fallen damit weg.
Auf einen Blick
| Für wen | Das Team der Organisation. Antragssteller:innen sehen keine Finanzdaten. |
| Wo | Hauptmenü Finanzen (Übersicht) und Bereich Finanzen in der Seitenleiste jedes Antrags |
| Bausteine | Budgets (pro Formular), bewilligte Beträge und Zahlungen (pro Antrag) |
| Währungen | CHF, EUR und USD, pro Budget festgelegt |
| Export | CSV-Export der Budgetübersicht und der Zahlungen |
| Aktivierung | Durch Fundament, siehe Modul buchen |
Die drei Bausteine
Budgets
Ein Budget gehört immer zu einem Formular und hat einen Namen, einen Betrag und eine Währung. Ein Formular kann mehrere Budgets haben, zum Beispiel eines pro Jahr oder pro Ausschreibung («2026», «Frühling 2026»).
Bewilligte Beträge
Ein bewilligter Betrag hält fest, wie viel einem Antrag zugesprochen wurde. Er wird direkt beim Antrag erfasst und optional einem Budget des Formulars zugeordnet. Ein Antrag kann mehrere bewilligte Beträge haben, etwa bei einer Förderung in Tranchen oder aus verschiedenen Budgets.
Zahlungen
Eine Zahlung ist ein ausbezahlter Betrag mit Zahlungsdatum. Sie kann mit einem bewilligten Betrag verknüpft werden und übernimmt dann dessen Budget; ohne Verknüpfung lässt sich das Budget direkt wählen. Zahlungen haben keinen separaten Status: Jede erfasste Zahlung gilt als ausbezahlt.
Kennzahlen
Fundament rechnet die Kennzahlen laufend aus den erfassten Einträgen:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Budget | Der beim Budget festgelegte Betrag |
| Bewilligt | Summe der bewilligten Beträge |
| Ausbezahlt | Summe der Zahlungen |
| Verfügbar | Budget minus Bewilligt |
| Offen | Bewilligt minus Ausbezahlt |
| Auslastung | Bewilligt im Verhältnis zum Budget |
Die Auslastung erscheint als Balken: unter 80 % grün, ab 80 % gelb, über 100 % rot. Ist mehr bewilligt als budgetiert, wird «Verfügbar» negativ, rot dargestellt und mit dem Hinweis Über Budget markiert.
Die Finanzübersicht
Die Seite Finanzen im Hauptmenü hat zwei Tabs.
Tab «Budgets»
- Eine Tabelle mit allen Budgets und den Spalten Name, Budget, Bewilligt, Ausbezahlt, Verfügbar, Offen, Auslastung, Archiviert, Anträge und Formular, darunter eine Zeile Total.
- Zusammenfassungskarten über alle Budgets der aktuellen Auswahl (Budget total, Bewilligt total, Ausbezahlt total, Verfügbar total, Offen total).
- Die Diagramme Budgetaufteilung (Ausbezahlt, Offen zugesagt, Verfügbar) und Auszahlungsverlauf (kumuliert ausbezahlt im Vergleich zu Bewilligt und Budget).
- Einträge, die keinem Budget zugeordnet sind, werden in eigenen Zeilen Ohne Budget zusammengefasst, damit nichts verloren geht.
Ein Klick auf ein Budget öffnet dessen Detailseite mit Kennzahlen, Diagrammen, der Liste Zugeordnete Anträge (mit bewilligtem und ausbezahltem Betrag pro Antrag) und den Zahlungen dieses Budgets.
Tab «Zahlungen»
Alle Zahlungen in einer Liste mit Datum, Antrags-ID, Antrag, Formular, Name, Betrag und Notiz. Filter nach Budget und Zeitraum grenzen die Auswahl ein; dazu kommen Kennzahlen (Zahlungen total, Anzahl Zahlungen, Durchschnitt, grösste Zahlung, Anzahl Anträge) und das Diagramm Zahlungsvolumen pro Monat.
Export
Die Budgetübersicht, die Zahlungsliste und die Zahlungen eines einzelnen Budgets lassen sich mit Exportieren als CSV-Datei herunterladen. Exportiert werden genau die gefilterten Zeilen (bei Zahlungen alle gefilterten Zeilen, nicht nur die aktuelle Seite).
Budgets verwalten
- In Finanzen auf Budget erstellen klicken.
- Formular wählen, Namen vergeben (zum Beispiel «2026»), Betrag und Währung erfassen. Beträge sind mit höchstens zwei Nachkommastellen möglich.
- Speichern. Das Budget steht ab sofort bei allen Anträgen dieses Formulars zur Auswahl.
Ein Budget lässt sich jederzeit bearbeiten oder archivieren. Archivierte Budgets werden in der Übersicht standardmässig ausgeblendet, ihre Zahlen bleiben vollständig erhalten und lassen sich über den Filter wieder anzeigen oder mit Wiederherstellen zurückholen. Löschen ist nur möglich, solange keine bewilligten Beträge oder Zahlungen mehr auf das Budget verweisen.
Beträge und Zahlungen beim Antrag erfassen
In der Seitenleiste jedes Antrags gibt es den Bereich Finanzen:
- Bewilligten Betrag hinzufügen: Betrag, optional Budget und eine Notiz erfassen. Zur Auswahl stehen nur die Budgets des Formulars, zu dem der Antrag gehört.
- Zahlung hinzufügen: Betrag und Zahlungsdatum (standardmässig heute) erfassen und optional mit einem bewilligten Betrag verknüpfen. Verknüpfte Zahlungen erscheinen eingerückt unter dem bewilligten Betrag.
- Pro bewilligtem Betrag zeigt Fundament, was noch offen ist. Ist er vollständig ausbezahlt, steht dort Vollständig ausbezahlt.
Würde ein Eintrag das Budget oder den bewilligten Betrag überschreiten, erscheint die Rückfrage Budget überschreiten?. Mit Trotzdem speichern wird der Eintrag dennoch gespeichert: Fundament warnt, verhindert Überschreitungen aber nicht, weil es dafür in der Praxis gute Gründe geben kann.
Bewilligte Beträge und Zahlungen werden beim Löschen ohne weitere Rückfrage entfernt. Die Änderung bleibt aber im Verlauf des Antrags nachvollziehbar (siehe unten).
Verlauf und Nachvollziehbarkeit
Jedes Erfassen, Ändern und Löschen eines Budgets, bewilligten Betrags oder einer Zahlung wird protokolliert: wer es war, wann, welcher Betrag vorher und nachher galt, dazu Budget, Notiz und Zahlungsdatum. Im Verlauf des Antrags erscheint das zum Beispiel als «Zahlung geändert: CHF 1’000.00 → CHF 1’200.00 (2026)». Diese Einträge bleiben auch dann erhalten, wenn der Betrag, das Budget oder das Formular später gelöscht wird.
Finanzen in der Antragsliste
In der Antragsliste stehen zusätzlich die Spalten Budgets und Zahlungen total sowie ein Filter nach Budget zur Verfügung. Die Spalten lassen sich wie alle anderen ein- und ausblenden und werden im Export der Antragsliste mitgeliefert, wenn sie sichtbar sind. Siehe Listenansichten und Export.
Rollen und Berechtigungen
| Funktion | Owner | Member | User |
|---|---|---|---|
| Finanzübersicht und Budget-Detailseiten | ja | nein | nein |
| Budgets erstellen, bearbeiten, archivieren, löschen | ja | nein | nein |
| Bereich «Finanzen» beim Antrag ansehen | ja | ja | ja (nur lesen) |
| Bewilligte Beträge und Zahlungen erfassen und ändern | ja | ja | nein |
| Finanzeinträge im Verlauf des Antrags | ja | ja | nein |
| Spalten «Budgets» und «Zahlungen total» in der Antragsliste | ja | nein | nein |
Antragssteller:innen haben keinen Zugriff auf Finanzdaten. Mehr zu den Rollen unter Rollen.
Währungen
Die Währung wird pro Budget festgelegt (CHF, EUR oder USD, Standard CHF). Beträge werden in der jeweils üblichen Schreibweise angezeigt, zum Beispiel CHF 1’234.50 oder EUR 1.234,50. Beträge in verschiedenen Währungen werden nie zusammengezählt: Diagramme und Summen zeigen pro Währung eine eigene Reihe.
Wenn das Modul nicht aktiv ist
Ohne das Modul sehen Owner im Hauptmenü den Eintrag Finanzen mit dem Hinweis «Modul» und auf der Seite eine kurze Vorstellung des Moduls. Der Bereich «Finanzen» beim Antrag und die Finanzspalten in der Antragsliste sind ausgeblendet. Wird ein gebuchtes Modul später deaktiviert, bleiben alle erfassten Budgets, Beträge und Zahlungen gespeichert; sie sind nur nicht mehr sichtbar.
Modul buchen
Das Modul wird von Fundament für die Organisation freigeschaltet. Anfragen gehen an contact@fundament-app.ch. Unter Einstellungen → Module in der App sehen Owner, welche Module für die Organisation aktiv sind. Weitere Informationen in der Übersicht der Module.