Automatisierungen
Mit Automatisierungen lassen sich Regeln einrichten, die automatisch ablaufen, ohne manuelle Arbeit. Jede Automatisierung beobachtet ein bestimmtes Ereignis und führt dann eine oder mehrere Aktionen aus, wie das Senden einer E-Mail, das Ändern eines Antragsstatus oder das Freischalten eines neuen Formularteils.
Wie Automatisierungen funktionieren
Jede Automatisierung gehört zu einem Formular und hat drei Teile:
AUSLÖSER → VORAUSSETZUNGEN (optional) → AKTIONEN- Auslöser: Wann läuft die Automatisierung? (z. B. wenn sich ein Antragsstatus ändert oder wenn ein Datum erreicht ist)
- Voraussetzungen (Bedingungen): optionale zusätzliche Regeln (z. B. nur wenn der Antrag einen bestimmten Antragsstatus hat)
- Aktionen: Was passiert (z. B. eine E-Mail an die Antragssteller:in senden)
Automatisierungen verwalten
Automatisierungen werden unter Einstellungen → Automatisierungen erstellt (Neue Automatisierung erstellen) und verwaltet. Dafür braucht es die Rolle Owner. Jede Automatisierung hat einen Namen, eine optionale Beschreibung und das Formular, für dessen Anträge sie gilt; mindestens eine Aktion ist nötig. Wird ein Antragsstatus gelöscht, der in Automatisierungen verwendet wird, warnt Fundament vorher.