E-Mails & Automatisierungen

Eine Automatisierung hat nicht wie erwartet ausgelöst.

Unter Einstellungen → Automatisierungen prüfen, ob die Automatisierung zum richtigen Formular gehört und ob Auslöser und Voraussetzungen passen. Bei den Auslösern Antragsstatus Wechsel zu und Einreichungsstatus Wechsel zu beziehen sich die Voraussetzungen auf den Zustand vor der Änderung. Automatisierungen mit dem Auslöser Datum erreicht laufen einmal täglich in der Nacht, nicht sofort, und pro Antrag nur einmal.

Kann ich eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Antragssteller:innen senden?

Ja. Mehrere Anträge in der Antragsliste auswählen und dann unter Aktionen die Batch Funktion E-Mail verschicken verwenden. Aus dem Adressbuch Antragsstellende lassen sich E-Mails auch an ausgewählte Personen unabhängig von einem Antrag senden.

Kann ich E-Mails von meiner eigenen Domain senden?

Ja. Unter Einstellungen → Email lässt sich ein eigener SMTP-Server konfigurieren, sodass ausgehende E-Mails von der eigenen Domain versendet werden. Mehr dazu unter Eigener SMTP-Server.

Welche dynamischen Variablen kann ich in E-Mail-Vorlagen verwenden?

Vorlagen unterstützen Variablen für die Antragssteller:in (Name, E-Mail), den Antrag (Titel, Antrags-ID, Link), die Organisation (Name) und die internen Felder des Formulars. Die vollständige Liste steht unter Vorlagen-Variablen.

Wird die Antragssteller:in automatisch informiert, wenn ich eine Überarbeitung anfordere?

Nein. Dafür braucht es eine Automatisierung mit dem Auslöser Einreichungsstatus Wechsel zu «Überarbeitung angefragt» und der Aktion E-Mail senden, siehe Änderungen anfordern.

Kann ich die automatischen System-E-Mails anpassen?

Ja. Betreff und Inhalt der System-E-Mails (Anmeldung, Bestätigungen, Einladungen, Entwurfs-Erinnerungen) lassen sich pro Sprache unter Einstellungen → Email anpassen und wieder zurücksetzen, siehe System-E-Mail-Vorlagen.

Welche Ereignisse können eine Automatisierung auslösen?

Es gibt drei Auslöser: der Wechsel des Antragsstatus auf einen bestimmten Wert, der Wechsel des Einreichungsstatus (Eingereicht, Überarbeitung angefragt, Überarbeitet) und das Erreichen eines Datumsfelds, optional mit Abstand in Tagen. Details unter Auslöser.

Kann eine einzige Automatisierung mehrere Aktionen ausführen?

Ja. Eine Automatisierung kann mehrere Aktionen verknüpfen, zum Beispiel gleichzeitig eine E-Mail senden und ein Tag setzen. Mehr dazu unter Aktionen.