Grundbegriffe
Das Verständnis einiger Begriffe macht alles andere in Fundament deutlich klarer.
Organisation
Die Organisation ist die übergeordnete Einheit in Fundament. Alles (Formulare, Anträge, Teammitglieder, Schlagwörter, E-Mail-Vorlagen, Automatisierungen) gehört zu einer Organisation und ist von anderen Organisationen vollständig isoliert. Ein Teammitglied arbeitet immer innerhalb genau einer Organisation. Wer in der Organisation was sehen und tun darf, wird über Rollen und optional über Benutzer:innengruppen gesteuert.
Portal
Das Portal ist die öffentliche Website der Organisation innerhalb von Fundament. Antragssteller:innen besuchen es, um verfügbare Formulare zu finden und ihre Anträge einzureichen. Sie nutzen das Portal aber auch nach der Einreichung, um den Stand ihrer Anträge einzusehen, an einem gespeicherten Entwurf weiterzuarbeiten, vom Team angeforderte Revisionen vorzunehmen und neu einzureichen sowie weitere Formularteile auszufüllen, sobald diese für sie freigeschaltet werden. Welche Felder Antragssteller:innen im Formular antreffen, ist in der Feldreferenz beschrieben; wie sich Texte, Farben, Sprachen und Sichtbarkeit des Portals einrichten lassen, im Kapitel Portal konfigurieren. Jede Organisation hat ihr eigenes Portal mit einer eigenen URL.
Formular
Ein Formular definiert die Fragen, die Antragssteller:innen gestellt werden. Es können mehrere Formulare gleichzeitig aktiv sein, zum Beispiel eines für jede offene Förderrunde. Ein Formular kann mehrere Formularteile haben, sodass sich Informationen in Schritten sammeln lassen. Ein Formular wird aus verschiedenen Feldtypen (Text, Zahl, Auswahl, Datei usw.) aufgebaut, und pro Feld lassen sich Validierungsregeln festlegen. Wie das im Detail funktioniert, ist im Kapitel Formulare beschrieben.
Antrag
Wenn eine Antragssteller:in ein Formular einreicht, wird ein Antrag erstellt. Der Antrag enthält alles, was die Antragssteller:in ausgefüllt hat, inklusive hochgeladener Dateien, und kommt zusammen mit Metadaten wie Eingangsdatum, Antragsstatus, Schlagwörtern (Tags), internen Kommentaren des Teams und einem vollständigen Verlauf. Anträge sind die zentrale Arbeitsoberfläche des Teams; ihr Lebenszyklus von der Einreichung bis zur Entscheidung ist im Kapitel Anträge im Detail beschrieben.
Revision
Jedes Mal, wenn ein Antrag geändert wird, sei es durch die Antragssteller:in oder durch ein Teammitglied, wird eine neue Revision erstellt. So entsteht eine vollständige, dauerhafte Geschichte jeder Version des Antrags; nichts wird je überschrieben. Braucht das Team eine Korrektur, lässt sich eine Überarbeitung anfordern. Dabei gilt: Die Antragssteller:in wird nicht automatisch benachrichtigt, dafür braucht es eine Automatisierung. Mehr dazu im Kapitel Änderungen anfordern.
Antragsstatus
Jeder Antrag trägt zwei Arten von Status: einen Einreichungsstatus, der das Verhalten der Antragssteller:in widerspiegelt (Eingereicht, Überarbeitung angefragt, Überarbeitet), und einen benutzerdefinierten Antragsstatus, den das Team pro Formular frei festlegt, zum Beispiel «In Prüfung», «Auf der Shortlist», «Genehmigt» oder «Abgelehnt». Änderungen am Antragsstatus können manuell vorgenommen oder über Automatisierungen ausgelöst werden, und an einen benutzerdefinierten Antragsstatus lässt sich optional eine Antragsstatus-Checkliste binden. Details: Lebenszyklus von Anträgen.
Profil
Ein Profil ist ein Teammitgliedskonto innerhalb der Organisation. Jede Person, die an Anträgen arbeitet, hat ein eigenes Profil mit einer Rolle (Owner, Member oder User), die steuert, was sie sehen und tun kann. Profile lassen sich zusätzlich zu Benutzer:innengruppen zusammenfassen, etwa «Jury 2025» oder «Geschäftsstelle», um Abstimmungen gezielt auf bestimmte Personenkreise zuzuschneiden.
Antragssteller:in
Eine Antragssteller:in ist jemand, die über das Portal einen Antrag einreicht. Sie hat ein separates, eingeschränktes Konto: Anmeldung per Anmeldelink oder 6-stelligem Code per E-Mail, ohne Passwort, und Zugriff ausschliesslich auf die eigenen Anträge und Entwürfe (sowie auf Anträge, zu denen sie als Mitautor:in eingeladen wurde). Antragssteller:innen sehen nie interne Kommentare, Bewertungen oder andere Anträge. Die einzige Kommunikation des Teams mit ihnen läuft über E-Mails und Revisionsanfragen.