Grundbegriffe
Das Verständnis einiger Begriffe macht alles andere in Fundament deutlich klarer.
Organisation
Ihre Organisation ist die übergeordnete Einheit in Fundament. Alles – Formulare, Anträge, Teammitglieder, Tags, E-Mail-Vorlagen, Automatisierungen – gehört zu einer Organisation und ist von anderen Organisationen vollständig isoliert. Als Teammitglied arbeiten Sie immer innerhalb genau einer Organisation. Wer in Ihrer Organisation was sehen und tun darf, wird über Rollen und optional über Benutzergruppen gesteuert.
Portal
Das Portal ist die öffentliche Website Ihrer Organisation innerhalb von Fundament. Antragssteller:innen besuchen es, um verfügbare Formulare zu finden und ihre Anträge einzureichen. Sie nutzen das Portal aber auch nach der Einreichung, um den Stand ihrer Anträge einzusehen, an einem gespeicherten Entwurf weiterzuarbeiten, von Ihrem Team angeforderte Revisionen vorzunehmen und neu einzureichen sowie weitere Formularphasen auszufüllen, sobald diese für sie freigeschaltet werden. Welche Felder Antragssteller:innen im Formular antreffen, ist in der Feldreferenz beschrieben; wie Sie Texte, Logo, Sprachen und Sichtbarkeit Ihres Portals einrichten, im Kapitel Portal konfigurieren. Jede Organisation hat ihr eigenes Portal mit einer eigenen URL.
Formular
Ein Formular definiert die Fragen, die Sie Antragssteller:innen stellen. Sie können mehrere Formulare gleichzeitig aktiv haben – zum Beispiel eines für jede offene Förderrunde. Ein Formular kann mehrere Phasen haben, sodass Sie Informationen in Schritten sammeln können. Sie strukturieren ein Formular aus verschiedenen Feldtypen (Text, Zahl, Auswahl, Datei usw.) und legen pro Feld Validierungsregeln fest – wie das im Detail funktioniert, ist im Kapitel Formulare beschrieben.
Antrag
Wenn eine Antragssteller:in ein Formular einreicht, wird ein Antrag erstellt. Der Antrag enthält alles, was die Antragssteller:in ausgefüllt hat – inklusive hochgeladener Dateien – und kommt zusammen mit Metadaten wie Eingangsdatum, Antragsstatus, Tags, internen Kommentaren Ihres Teams und einer vollständigen Änderungshistorie. Anträge sind die zentrale Arbeitsoberfläche Ihres Teams; ihr Lebenszyklus – von der Einreichung bis zur Entscheidung – ist im Kapitel Anträge im Detail beschrieben.
Revision
Jedes Mal, wenn ein Antrag geändert wird – sei es durch die Antragssteller:in oder durch ein Teammitglied –, wird eine neue Revision erstellt. So entsteht eine vollständige, dauerhafte Geschichte jeder Version des Antrags; nichts wird je überschrieben. Wenn Ihr Team eine Korrektur braucht, können Sie eine Revision anfordern – die Antragssteller:in erhält automatisch eine Benachrichtigung und kehrt zum Portal zurück, um Änderungen vorzunehmen und erneut einzureichen. Mehr dazu im Kapitel Revisionen & Verlauf.
Antragsstatus
Jeder Antrag trägt zwei Arten von Status: einen Einreichungsstatus, der das Verhalten der Antragssteller:in widerspiegelt (eingereicht, in Überarbeitung, überarbeitet), und einen benutzerdefinierten Antragsstatus, den Ihr Team frei festlegt – zum Beispiel «In Prüfung», «Auf der Shortlist», «Genehmigt» oder «Abgelehnt». Änderungen am Antragsstatus können manuell vorgenommen oder über Automatisierungen ausgelöst werden, und an einen benutzerdefinierten Antragsstatus lässt sich optional eine Antragsstatus-Checkliste binden. Details: Lebenszyklus von Anträgen.
Profil
Ein Profil ist ein Teammitgliedskonto innerhalb Ihrer Organisation. Jede Person, die an Anträgen arbeitet, hat ein eigenes Profil mit einer Rolle (Owner, Member oder User), die steuert, was sie sehen und tun kann. Profile lassen sich zusätzlich zu Benutzergruppen zusammenfassen – etwa «Jury 2025» oder «Geschäftsstelle» –, um Umfragen oder Auswertungen gezielt auf bestimmte Personenkreise zuzuschneiden.
Antragssteller:in
Eine Antragssteller:in ist jemand, die über das Portal einen Antrag einreicht. Sie hat ein separates, eingeschränktes Konto: anmelden per Magic-Link-Code per E-Mail, ohne Passwort, und Zugriff ausschliesslich auf die eigenen Anträge. Antragssteller:innen sehen nie interne Kommentare, Bewertungen oder andere Anträge – die einzige Kommunikation Ihres Teams mit ihnen läuft über E-Mails und Revisionsanfragen.